Vyúčtování dotací MŠMT 2023
6. 11. 2023 • Asistentka
Provozní náklady jednotek (energie, nájmy, drobné vybavení do 40 tisíc, …)
Střediska, okresy i kraj jsou povinny do konce roku vyúčtovat Ústředím přidělené státní dotace MŠMT z kapitoly Provozní dotace organizačních jednotek (dle Vyhlášky 2023/1a k dotacím kraje Praha: Dotace pro Junácké kraje). Sběr vyúčtování se provádí stejnou organizační cestou, v jakém se dotace přidělovaly, jen obráceně, tj.: středisko předá své vyúčtování okresu, okres ověří obsah, formu i součty a předá vyúčtování všech podřízených jednotek vč. vlastního kraji atp.
Pro prevenci chyb a omylů provádí Pražský kraj předběžnou kontrolu vyúčtování tak, že jednotky zašlou elektronickou cestou podstatné formuláře ještě před formálním odevzdáním. Často se tím odstraní drobný nedostatek, který by později znamenal nepříjemné změny, opravy a předávání na všech úrovních.
Vyúčtování se provede tak, že jednotka uvede seznam dokladů, které byly z dotací uhrazeny.
Co dotovat lze a nelze, jaké paragony z dotovaných výdajů rovnou vylučte a jaká omezení nastávají při úhradě vybavení, je popsáno ve Vyhlášce kraje Praha k dotacím pro aktuální rok.
Formuláře
Seznam dotovaných provozních výdajů (Dot_v2, Dotv2)
Slouží k dohledání a vykázání těch provozních výdajů, které byly z dotací uhrazeny. Neslouží k doložení všech střediskových provozních výdajů.
Sumář (Sumář, Dotv1)
Je povinným krycím listem každé jednotky, sumarizuje využitou dotaci. Podpisy vedoucího jednotky a revizní komise dokladuje řádné a správné využití dotace. Je často jediným listem, na kterém lze dohledat „celkové provozní náklady“.
Přehled dotací na provozní náklady (Přehled provoz)
Okresy navíc zasílají kraji elektronicky dva přehledy o využití dotací podle středisek.
Počty:
Středisko připraví: 4x Dotv2, 2x Sumář
Středisko odevzdá: 3x Dotv2, 1x Sumář
Okres připraví:
• 3x Dotv2 za vlastní provozní výdaje, 2x Sumář za celý okres, 1x elektronicky Přehled provozních výdajů (Přehled provoz)
Okres archivuje:
• 1x Dotv2, Sumář (z každého střediska i vlastní)
Okres odevzdá originály:
• 2x Dotv2 za vlastní provozní výdaje (pokud čerpá sám dotace),
• 2x Dotv2 za každé středisko,
• 1x Sumář za celý okres (číslo rozhodnutí má tvar 9100/2023/11X)
Okres zašle elektronicky (kancelar@praha.skauting.cz):
• Přehled provozních dotací (Přehled provoz)
Termíny
do 23. listopadu 2023
jednotky nahrají Dotv2 do sběrného systému
https://grantypraha.skauting.cz
Jakmile jsou všechna střediska okresu ověřena a potvrzena, okres shromáždí řádná vyúčtování podřízených jednotek, doplní vlastním souhrnným sumářem a předá kanceláři kraje. Termín:
do 14. prosince 2023 okresy doručí vyúčtování osobně do kanceláře asistentce PRJ.
Postup „kontroly“
V případě, že Kraj nalezne věc k řešení, komunikuje prostřednictvím sběrného systému s jednotkou. Systém posílá emailové zprávy těm, kteří jsou u jednotky přihlášení ke komunikace. Tou je automaticky i osoba, která vyúčtování nahrála. Kraj po kontrole označí vyúčtování buď červenou značkou v případě nedostatků anebo zelenou značkou. Po nahrání nového souboru se barva u jednotky vždy změní na oranžovou: Ke kontrole.
pozn.: Pokud kraj neoznačí vyúčtování žádnou barvou (zůstane oranžové), znamená to, že se ke kontrole ještě nedostal a je třeba buď vyčkat nebo ho např systémem urgovat. Rozhodně to neznamená, že je vše OK.
Nahrávat lze jak soubory Excel (.xls, .xlsx) tak archivy (.zip).
Časté jevy
Zde jsou ty časté postřehy z Prahy.
- Text je málo popisný
Prosím, vyvarujte se všech zkratek typu: kancelářské vybavení, papír apod. Vždy je nutné popsat, za co byly svěřené prostředky uhrazeny – prokázat obsahovou správnost.
- Dotování výdajů loňského nebo příštího roku:
Jelikož lze dotovat pouze výdaje běžného roku, je vhodné k popisce přidat i období, za které jsou dotovány. Např. pojistné hradíte jednou ročně od června 2023 do května 2024: v roce 2023 lze dotovat pouze 7 měsíců a v přehledu je nezbytné to uvést (Pojistné 6-12/2023) – prokázat časovou správnost.
- Energie
Při hrazení spotřeby energie, vody nebo plynu z dotačních prostředků je třeba dávat pozor na to, že:
• dotovat lze pouze náklady (výdaje) v daném roce uhrazené a zaúčtované,
• dotovat lze pouze položky, které se vztahují k danému kalendářnímu roku,
• úhrada energie, vody a plynu probíhá většinou zálohově, OJ tedy většinou nezná skutečnou spotřebu.
Doporučení
• nezapisujte do DotV2 slovo „záloha“
• do příslušného řádku doporučujeme zapisovat i období spotřeby pro kontrolu, zda nedotujete starý nebo nový rok
• počítejte s neznalostí skutečné částky spotřeby a dotujte menší částku než 100% (ve sloupci „hrazeno z dotace“)
- Dbejte také na velikost buněk, do který se píší delší údaje.
Stát kontroluje výhradně tištěnou dokumentaci. Neuvidí tedy to, co vy na počítači v editačním poli excelu.
- Oblečení: trička, kroje
Nelze dotovat předměty osobní potřeby. Trička mohou být takovými předměty velmi zjevně. Ovšem je možné dotovat předměty, které souvisejí s posláním organizace (oddílová či družinová trička nebo ta pro servistým akce). Dotovat lze rovněž materiál na rukodělné práce (batikování…). Protože jsou trička aj. častým předmětem kontroly, prosím, rovnou v tabulce uveďte stručně účel, ke kterému byla určena.
- Krojové doplňky (krojové nášivky, odznaky, šátky)
Krojové doplňky mohou být hrazeny z dotace, jelikož jde o předměty související k posláním organizace.
Dotace na akce s podstatným regionálním významem
Tato kapitola dotace MŠMT se vyúčtovává podobným způsobem jako „provozní náklady“ ale nedochází u ní k mezistupni kontroly ve sběrném systému https://grantypraha.skauting.cz. Vyúčtování zároveň se řeší pouze předem nahlášené a domluvené akce.
Následuje připomenutí parametrů nákladů do vyúčtování (podrobně ve Vyhlášce 2023/1a k dotacím kraje Praha: Dotace na akce s podstatným regionálním významem.
Za náklady akcí se považují zejména:
a) cestovné úcastníku a doprava materiálu,
b) ubytování,
c) potraviny a stravování úcastníku akce,
d) materiál potrebný na akci,
e) služby potrebné na akci (napr. kopírování, odvoz odpadu, vycištení výbavy).
Formuláře
Pořadatel akce připraví: 2x for vyuctovani dotace na akci
Odevzdávání vyúčtování:
individuálně po dohodě buď s kanceláří PRJ nebo přímo Petr Brabec – Juan
Kontakty
hlavním komunikačním kontaktem je kancelář kraje Praha
kancelar@praha.skauting.cz
STS: 774 426 225
Jen po dohodě: Senovážné náměstí 977/24, Praha 1, místnost č. 412
