Vyúčtování dotací MŠMT

Střediska, okresy i kraj jsou povinni do konce roku vyúčtovat Ústředí přidělené státní dotace. Sběr vyúčtování se provádí stejnou organizační cestou, v jakém se dotace přidělovaly, jen obráceně, tj.: středisko předá své vyúčtování okresu, okres ověří obsah, formu i součty a předá vyúčtování všech podřízených jednotek vč. vlastního kraji atp.

Pro prevenci omylů provádí Pražský kraj dopřednou kontrolu vyúčtování tak, že jednotky zašlou elektronickou cestou podstatné formuláře ještě před formálním odevzdáním. Často se tím odstraní drobný nedostatek, který by později znamenal nepříjemné změny na všech úrovních.

Obecně lze dotace využít na dvě kapitoly:

  1. Veškeré provozní náklady střediska (energie, nájmy, drobné vybavení do 40 tisíc, …).
  2. Krátkodobé akce do 6 dnů trvání.

V obou případech se vyúčtování provede tak, že jednotka uvede seznam plateb, které byly z dotací uhrazeny.

Co dotovat lze a nelze, jaké paragony z dotovaných výdajů rovnou vylučte a jaká omezení nastávají při úhradě výpočetní techniky, je popsáno ve Vyhlášce Kraje Praha k dotacím.

Formuláře

Seznam dotovaných provozních výdajů (Dot_v2)
Slouží k dohledání a vykázání těch provozních výdajů, které byly z doatací uhrazeny. Neslouží k doložení všech střediskových provozních výdajů.

Vyúčtování dotací na akci (Akce)
Každou jednotlivou akci, na ktéré byla použita dotace je potřeba vyúčtovat tímto formulářem. I zde stačí uvést pouze dotované výdaje.

Sumář (Sumář)
Je povinným krycím listem každé jednotky, sumarizuje využitou dotaci. Podpisy vedoucího jednotky a revizní komise dokladuje řádné a správné využití dotace. Je často jediným listem, na kterém lze dohledat „celkové provozní náklady“.

Přehled dotací na provozní náklady (Přehled provoz)
Přehled dotací na akce (Přehled akce)
Okresy navíc zasílají kraji elektronicky dva přehledy o využití dotací podle středisek.

ZIP archiv s formuláři naleznete ke stažení ZDE.

Počty:

Středisko připraví:   4x Dotv2, 4x vyúčtování každé akce, 2x Sumář
Středisko odevzdá:  3x Dotv2, 3x každou akci, 1x sumář

Okres připraví:
• 3x Dotv2 za vlastní provozní výdaje či akci, 2x Sumář za celý okres, elektronicky Přehled provozních výdajů a akcí

Okres archivuje:  
• 1x DotV2, Akce, Sumář (z každého střediska i vlastní)

Okres odevzdá originály:  
• 2x Dotv2 za vlastní provozní výdaje či akci (pokud čerpá sám dotace),
• 2x Dotv2 za každé středisko,
• 2x vyúčtování každé akce,
• 1x Sumář za celý okres

Okres zašle elektronicky (kancelar@praha.skauting.cz):
• Přehled provozních dotací
• Přehled akcí, ty zašle na kraj

Termíny

15. října 2018 okresy sdělí kraji částku, kterou z dotace využijí na náklady akcí s tím, že při vyúčtování se od ní mohou odchýlit nejvýše o 10 %.

23. listopadu 2018
jednotky nahrají zejména Dotv2 a vyúčtování akce do sběrného systému
https://grantypraha.skauting.cz

14. prosince 2018 okresy doručí vyúčtování do kanceláře

Jakmile jsou všechna střediska okresu ověřena a potvrzena, okres shromáždí řádná vyúčtování podřízených jednotek, doplní vlastním souhrnným sumářem a předá kanceláři kraje. Termín je: bezodkladně.

Postup

V případě, že Kraj nalezne věc k řešení, komunikuje prostřednictvím sběrného systému s jednotkou. Systém posílá emailové zprávy těm, kteří jsou u jednotky přihlášení ke komunikace. Tou je automaticky i osoba, která vyúčtování nahrála. Kraj po kontrole označí vyúčtování buď červenou značkou v případě nedostatků anebo zelenou značkou. Po nahrání nového souboru se barva u jednotky vždy změní na oranžovou: Ke kontrole.

Nahrávat lze jak soubory Excel (.xls, .xlsx) tak archivy (.zip).

Časté jevy

  • Text je málo popisný

Prosím, vyvarujte se všech zkratek typu: kancelářské vybavení, papír apod. Vždy je nutné popsat, za co byly svěřené prostředky uhrazeny – prokázat obsahovou správnost.

  • Dotování výdajů loňského nebo příštího roku:

Jelikož lze dotovat pouze výdaje běžného roku, je vhodné k popisce přidat i období, za které jsou dotovány. Např. pojistné hradíte jednou ročně od června 2017 do května 2018: v roce 2017 lze dotovat pouze 7 měsíců a v přehledu je nezbytné to uvést (Pojistné 6-12/2017) – prokázat časovou správnost.

  • Energie

Při hrazení spotřeby energie, vody nebo plynu z dotačních prostředků je třeba dávat pozor na to, že:
• dotovat lze pouze náklady (výdaje) v daném roce uhrazené a zaúčtované,
• dotovat lze pouze položky, které se vztahují k danému kalendářnímu roku,
• úhrada energie, vody a plynu probíhá většinou zálohově, OJ tedy většinou nezná skutečnou spotřebu.
Doporučení
• nezapisujte do DotV2 slovo „záloha“
• do příslušného řádku doporučujeme zapisovat i období spotřeby pro kontrolu, zda nedotujete starý nebo nový rok
• počítejte s neznalostí skutečné částky spotřeby a dotujte menší částku než 100% (ve sloupci „hrazeno z dotace“)

  • Dbejte také na velikost buněk, do který se píší delší údaje.

Stát kontroluje výhradně tištěnou dokumentaci. Neuvidí tedy to, co vy na počítači v editačním poli excelu.

  • Oblečení: trička, kroje

Nelze dotovat předměty osobní potřeby. Trička mohou být takovými předměty velmi zjevně. Ovšem je možné dotovat předměty, které souvisejí s posláním organizace (oddílová či družinová trička nebo ta pro servistým akce). Dotovat lze rovněž materiál na rukodělné práce (batikování…). Protože jsou trička aj. častým předmětem kontroly, prosím, rovnou v tabulce uveďte stručně účel, ke kterému byla určena.

  • Krojové doplňky (krojové nášivky, odznaky, šatky)

Krojové doplňky mohou být hrazeny z dotace, jelikož jde o předměty související k  posláním organizace.

Kontakty

hlavním komunikačním kontaktem je kancelář kraje Praha
kancelar@praha.skauting.cz
STS: 774 426 225
Jen po dohodě: Senovážné náměstí 977/24, Praha 1, místnost č. 412

Okresy mohou zasílat vyúčtování i poštou. Může to být časově velmi výhodné.